Wenn ein Unternehmen ein zweites Bankkonto eröffnet oder mit einer anderen Finanzinstitution als seiner Hauptbank arbeitet, stellt sich die Frage: Wo werden diese Bewegungen in der Buchhaltung erfasst? Das Konto 513 des allgemeinen Kontenplans (PCG) erfüllt genau dieses Bedürfnis. Es gehört zur Klasse 5 der Finanzkonten und ermöglicht die Nachverfolgung der Transaktionen, die bei Kreditinstituten außerhalb der gewohnten Bank des Unternehmens durchgeführt werden.
Konto 513 und Konto 512: Eine Unterscheidung, die die Liquiditätsüberwachung verändert
Die meisten Unternehmen erfassen ihre Banktransaktionen im Konto 512, dem Konto der laufenden Bank. Das Konto 513 kommt ins Spiel, sobald ein Geldfluss über ein anderes Kreditinstitut erfolgt. Warum diese Trennung?
Der PCG verlangt, dass Bewegungen aus unterschiedlichen Bankquellen nicht vermischt werden. Jede Finanzinstitution muss ihr eigenes Konto im Hauptbuch haben. Wenn Sie eine einzige Buchungslinie für zwei Banken verwenden, wird der Bankabgleich zu einem Rätsel: Die Salden stimmen nicht mehr mit den Kontoauszügen überein, und Fehler bleiben unbemerkt.
Das Konto 512 erfasst die Transaktionen der Hauptbank. Das Konto 513 hingegen erfasst die Transaktionen, die über ein zusätzliches Kreditinstitut getätigt werden. Wie in der Definition des Kontos 513 auf BusiBoost angegeben, gehört dieses Konto zu den Liquiditätskonten der Klasse 5 und folgt der gleichen Funktionslogik wie das 512, jedoch für einen anderen Bankbereich.
In der Praxis wird ein KMU, das ein Girokonto bei seiner historischen Bank und ein Konto für Kundeneinzahlungen bei einer anderen Institution hat, das 512 für das erste und das 513 für das zweite verwenden. Ein Unterkonto pro Institution gewährleistet die Nachverfolgbarkeit jedes Geldflusses.
Buchhalterische Funktionsweise des Kontos 513: Soll, Haben und Abgleich
Das Konto 513 funktioniert wie ein klassisches Liquiditätskonto. Es wird im Soll gebucht, wenn das Unternehmen Gelder auf diesem Konto erhält (Kundeneinzahlungen, eingehende Überweisungen). Es wird im Haben gebucht, wenn Ausgaben erfasst werden (Zahlungen an Lieferanten, Bankgebühren, ausgehende Überweisungen).
Saldo und Konsistenz mit der Bilanz
Normalerweise weist das Konto 513 einen debitorischen Saldo auf, was bedeutet, dass das Unternehmen über Mittel bei dieser Institution verfügt. Dieser Saldo erscheint auf der Aktivseite der Bilanz, im Bereich der verfügbaren Mittel.
Ein kreditorischer Saldo signalisiert einen Überziehungskredit oder einen Vorschuss, der von der Institution gewährt wurde. In diesem Fall wird der Betrag auf die Passivseite der Bilanz übertragen, unter den kurzfristigen finanziellen Verbindlichkeiten. Diese Unterscheidung hat direkte Auswirkungen auf die Lesart der Nettoliquidität am Ende des Geschäftsjahres.
Typische Buchungen, die man kennen sollte
- Erhalt einer Kundeneinzahlung auf das Konto 513: Man bucht das 513 im Soll und das Debitorenkonto (411) im Haben, um die Forderung auszugleichen.
- Zahlung an einen Lieferanten von diesem Konto: Man bucht das Kreditorenkonto (401) im Soll und das 513 im Haben über den gezahlten Betrag.
- Interner Transfer zwischen der Hauptbank und der Nebeninstitution: Man verwendet das Konto 580 (interne Überweisungen) als Dreh- und Angelpunkt, indem man das 513 im Soll und das 512 (oder umgekehrt) im Haben bucht.
Das Konto 580 vermeidet Doppelbuchungen bei Überweisungen zwischen Banken. Ohne diesen Zwischenschritt könnte der gleiche Betrag einige Tage lang zweimal in der Liquidität erscheinen, bis die Überweisung auf beiden Seiten wirksam wird.
Bankabgleich des Kontos 513: Die Überprüfung, die niemand vernachlässigen sollte
Der Bankabgleich besteht darin, den buchhalterischen Saldo des 513 mit dem Kontoauszug der betreffenden Finanzinstitution zu vergleichen. Haben Sie schon einmal Abweichungen zwischen Ihrer Buchhaltung und einem Kontoauszug bemerkt? Genau diese Kontrolle ermöglicht es, sie zu identifizieren.
Die Abweichungen stammen meist aus drei Quellen:
- Buchungen, die in der Buchhaltung erfasst, aber noch nicht im Kontoauszug erschienen sind (ausgestellte Schecks, die nicht eingelöst wurden, Überweisungen in Bearbeitung).
- Bewegungen, die von der Bank belastet oder gutgeschrieben wurden, aber noch nicht im Buchhaltungsprogramm erfasst sind (Bankgebühren, Zinsen, Lastschriften).
- Eingabefehler: falscher Betrag, Buchung auf das falsche Konto (512 statt 513, zum Beispiel).
Ein monatlicher Abgleich des Kontos 513 schützt vor kumulierten Anomalien am Ende des Geschäftsjahres. Bis zur Jahresabschlussprüfung zu warten, um Dutzende nicht identifizierter Abweichungen zu entdecken, erschwert die Arbeit des Buchhalters erheblich und verlängert die Fristen für die Erstellung der Bilanz.
Häufige Fehler beim Konto 513 und Möglichkeiten, sie zu vermeiden
Der erste Fehler, und der häufigste, besteht darin, alle Banktransaktionen im einzigen Konto 512 zu bündeln. Diese Vereinfachung verfälscht die Salden pro Institution und macht einen ordentlichen Bankabgleich unmöglich.
Eine weitere häufige Falle: das Vergessen, interne Überweisungen über das Konto 580 zu buchen. Der Transfer zwischen zwei Bankkonten desselben Unternehmens ist weder eine Ausgabe noch ein Ertrag. Dies als solchen zu behandeln, führt zu einer künstlichen Aufblähung des Umsatzes oder der Ausgaben im Liquiditätsjournal.
Einige Unternehmen vernachlässigen auch die Erstellung von Unterkonten. Der PCG erlaubt die Eröffnung von Unterteilungen (5131, 5132 usw.), um jede Kreditinstitution zu unterscheiden. Diese Granularität erleichtert die Nachverfolgung, wenn das Unternehmen mit drei oder vier verschiedenen Finanzinstituten arbeitet.
Regel der Nichtkompensation
Die Regelung ANC Nr. 2014-03, in ihrer zum 1. Januar 2024 konsolidierten Fassung, erinnert an das Prinzip der Nichtkompensation zwischen Aktiv und Passiv. Ein debitorischer Saldo auf einem Konto 513 kann nicht einen kreditorischen Saldo auf einem anderen Konto ausgleichen. Jedes Konto muss in den Abschlussdokumenten zu seinem eigenen Wert erscheinen. Dieser Punkt wird regelmäßig bei Prüfungen und Steuerkontrollen überprüft.
Das Konto 513 ist an sich nicht komplex. Seine Schwierigkeit liegt in der Strenge, die es im Alltag erfordert: das richtige Unterkonto bei der Eröffnung einer Bankbeziehung zu erstellen, die Buchungen am richtigen Ort vorzunehmen und jeden Monat abzugleichen. Unternehmen, die diese drei Reflexe anwenden, stellen selten Abweichungen am Ende des Geschäftsjahres fest.